Dokumentenarchiv mit revisionssicherer Ablage.
Eingangsrechnungen, E-Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Briefe liegen an einem Ort. Paperless-ngx macht sie über ihren Text auffindbar, und darunter sorgt eine eigene Archivschicht dafür, dass kein Original vor Ablauf seiner Frist verloren geht.
Finden über den Text
Paperless-ngx liest den Text aus jedem Dokument, auch aus Scans und Fotos, und findet es über ein Wort, eine Rechnungsnummer oder einen Namen wieder.
Schlagworte, Absender und Dokumentart ordnet das Archiv selbst zu, sobald es einige Beispiele gesehen hat. Dokumente kommen per Scanner, per E-Mail oder aus einem Ordner hinein, ohne dass jemand sie einzeln hochlädt.
Was revisionssicher hier heißt
Original mit Prüfsumme
Jedes Dokument wird so abgelegt, wie es ankam. Eine Prüfsumme zeigt, ob es seitdem verändert wurde.
Frist je Dokumentart
Vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist lässt sich ein Original weder löschen noch überschreiben.
Protokoll jedes Vorgangs
Eingang, Ablage, Umwandlung und Bearbeitung werden festgehalten, und das Protokoll selbst lässt sich nicht ändern.
Wie lange was aufbewahrt wird
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 | Jahre (bis Ende 2024: 10 Jahre) |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 | Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 | Jahre |
Eine E-Rechnung wird als XML aufbewahrt.
Ein Ausdruck reicht nicht: eingehende elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie ankamen (GoBD, Randziffer 131). Das Archiv legt die XML-Datei ab und zeigt sie lesbar an.
Ihre Ablage besprechen
Schreiben Sie uns, welche Belege bei Ihnen ankommen, etwa Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Verträge. Wir antworten Ihnen, wie sie im Archiv abgelegt werden und wie lange jede Art aufbewahrt wird.
Anfrage per E-Mail